Potrzeba konferencji jest dziś znacznie szersza, aniżeli jeszcze kilkanaście lat temu. Wynika to ze zmieniającego się dynamicznie świata. Zespoły wielu firm są rozsiane po całym świecie i o ile dotyczyło to zwykle jedynie największych graczy, to dziś również małe i średnie przedsiębiorstwa coraz częściej współpracują z ludźmi pochodzącymi z różnych stron świata lub też przebywającymi tam na stałe. Tak zmieniający się rynek wymaga oczywiście dostosowania rozwiązań technologicznych w taki sposób, by odpowiadał aktualnym potrzebom. Jak więc przegotować się do prowadzenia telekonferencji?
Dobry mikrofon przede wszystkim
Oczywiście, gdy myślimy o audio, pierwsze rozwiązania przychodzące nam na myśl to mikrofony i głośniki. Od jakości mikrofonów w największej mierze zależy to, w jaki sposób będziemy słyszani przez rozmówców, a co za tym idzie, czy zostaniemy odebrani w jakiś konkretny sposób, na którym nam zależało. Jakość mikrofonów to jedno, ale drugą kwestią jest odpowiednia ich ilość. W większości przypadków zasadne jest trzymanie się zasady, aby jedna osoba posiadała jeden mikrofon do rozmów telekonferencyjnych. Skorzystać warto również z gotowych i dedykowanych rozwiązań konferencyjnych. Może to być chociażby Poly Studio X, które prócz doskonałej jakości audio oferuje znakomitą jakość obrazu, a jeżeli nie zależy nam na obrazie, skorzystanie z telefonów SIP i modeli konferencyjnych z oferty Poly wydaje się również być rozwiązaniem zasadnym.
Zadbaj o dobrze przygotowane pomieszczenie
Akustyka nawet w biurowych pomieszczeniach może być znakomita, a sam pokój przygotowany nienagannie. Zadbać musimy o jego odpowiednią akustykę. Dobrze jeżeli nie będzie „niosło” się w nim echo, które będzie brzmieć źle w rozmowie audio, ale również by z zewnątrz nie dochodziły zbędne hałasy. Mimo technologii stosowanych w rozwiązaniach marki Poly część (zwłaszcza nagłych) hałasów zostanie przekazana w strumieniu audio do rozmówcy.
Łącze internetowe i rozwiązania technologiczne
Niezależnie czy zdecydujemy się na połączenie liniami analogowymi czy też wybierzemy łącze internetowe, zadbać musimy o to, by jakość tych połączeń była na maksymalnym poziomie. Szczególne znaczenie ma to w przypadku wykorzystywania łącza internetowego. W wybranym miejscu do prowadzenia konferencji powinno być ono na najwyższym możliwym poziomie z wykorzystaniem technologii, które gwarantują odpowiednią przepustowość. Nie ma bowiem nic gorszego od przerw w rozmowie i problemach technicznych takich jak zacinanie się dźwięku.
Wykonaj odpowiednie testy
Nie ma sensu rzucanie się na głęboką wodę. Nawet najdoskonalszy sprzęt warto sprawdzić we własnym gronie, nim zostaniemy za jego pomocą połączeni ze współpracownikami, ważnymi kontrahentami czy też klientem. W każdym wypadku należy zacząć od testowania w gronie własnych pracowników w biurze lub też znajomych. Przetestować warto również rozmaite scenariusze awaryjne takie jak czasowy brak dostępu do sieci czy też odłączenie lub uszkodzenie jednego z urządzeń, na których pracujemy.
