Praca zdalna jest coraz powszechniejszym zjawiskiem i praktycznie dziś nikogo taka forma aktywności zawodowej już nie dziwi. W wielu przypadkach to konieczność, w innych z kolei wybór. Każdorazowo jednak wymaga to pewnej determinacji i przygotowania otoczenia i nas samych chociażby do prowadzenia wideokonferencji. Niezależnie czy pracujemy z biura, przestrzeni co-workingowej, czy też własnego domu, poświęcić będziemy musieli tej kwestii kilka chwil.

Przygotuj pomieszczenie do konferencji

Nie tylko od wykorzystanych technologii, ale również od samego pomieszczenia zależy to, w jakim komforcie spędzimy czas w trakcie konferencji wideo oraz jak zostanie ona odebrana przez uczestników. Ciche, dobrze zlokalizowane pomieszczenie, w miarę możliwości z dala od biurowego zgiełku. Działa zasada „im ciszej, tym lepiej”. Właśnie na tej kwestii powinniśmy się skupić. Oczywiście należy stosownie do rodzaju konferencji przygotować stoły i krzesła w takim miejscu. Często będą to dedykowane stoły konferencyjne, na których znajdą się dodatkowe urządzenia jak centrala telefoniczna czy też telefony SIP i mikrofony dla uczestników. Na kształt naszych przygotowań wpływać powinna liczba uczestników oraz to, jaki jest rodzaj danej konferencji. W domu również musimy zadbać o wygłuszone pomieszczenie i kilka metrów przestrzeni roboczej.

Ustawienie kamer i nowoczesna technologia

Po przygotowaniu pomieszczenia przystępujemy do rozwiązań sprzętowych. To zadanie nieco trudniejsze i wymagające od nas odrobiny wiedzy lub sprytu. Często w firmach wynajmuje się serwisy zewnętrzne, które zajmują się tego rodzaju instalacjami i pracami, przygotowując praktycznie za nas całe biura i gwarantując sprzęt najwyższych lotów, dzięki któremu przeprowadzimy niezawodną konferencję. To właśnie niezawodność sprzętu jest tu jednym z ważniejszych kryteriów wyboru.

Łącze internetowe oraz rozwiązania informatyczne

Oczywiście bez odpowiedniego łącza internetowego, przeprowadzenie w sprawny sposób konferencji będzie znacząco utrudnione ze względu na problemy techniczne. Właśnie dlatego to o tej kwestii powinniśmy pomyśleć w pierwszej kolejności przy przygotowywaniu się do prowadzenia konferencji w formie video. Przepustowość łącza oraz jego jakość (znakomicie sprawdzi się światłowód) to sprawy kluczowe dla powodzenia i fantastycznej jakości obrazu i dźwięku. Wiele zależy również od użytego rodzaju sprzętu i oprogramowania, na którym będziemy bazowali, bowiem można również wykonać takie połączenia za pomocą klasycznych łącz telefonicznych.

Jakie rozwiązania mogą być przydatne?

- All in one od Poly – centrum konferencyjne w jednym urządzeniu – dla profesjonalistów - Telefony konferencyjne SIP – dla średnich i dużych firm o ile konferencja jest organizowana w biurze - Wysokiej klasy kamery, mikrofony i słuchawki – dla pracowników mobilnych pracujących na przykład z domu - Klasowe oprogramowanie – Microsoft Teams / Skype / Zoom – dla wszystkich, którym zależy na jakości pracy zdalnej.